Найти и снять офис/склад/помещение

О выборе бизнес-идеи и написании бизнес-плана мы уже говорили, также как и о том, как зарегистрировать  ИП или ООО и как выбирать персонал. Следующее, что вам придется сделать после всего этого – найти и снять офис для своего бизнеса. Конечно, можно (и даже лучше) сделать это еще раньше, до регистрации фирмы (по крайней мере, договориться об этом с будущим арендодателем). Так будет проще, и вам не придется регистрировать фирму по адресам массовой регистрации, т.е. покупать юридический адрес.

Снимать офис в принципе вы не обязаны, особенно если зарегистрировались как  ИП. Да и необходимости сразу снимать офис во многих бизнесах нет. Пока вы в самом начале бизнес пути, и вся ваша работа находится, по сути, в вашем рабочем ноутбуке, то вам, конечно, не нужен офис.

Но, надо понимать, что, во-первых, это поднимает доверие к вам, а во-вторых, делать все дома, может оказаться менее эффективным. Говорю, может, а не утверждаю – все зависит от ситуации. У меня, допустим, было так.

В некоторых видах бизнеса, конечно, нужен не только и не столько офис, сколько складские, производственные и продажные помещения. Особенно, если вы будете заниматься какой-либо розничной торговлей, где главное правило – не ищите дешевле, однозначно ищите лучше с точки зрения местоположения помещение – оно и будет иметь самое большое значение для перспектив вашего нового бизнеса.

Как снять и где найти офис грамотно?

Давайте по шагам рассмотрим, как грамотно найти и снять офис.

1. Офис? А зачем?

Во-первых, вам обязательно надо разобраться самим с собой – зачем вам нужен офис и нужен ли вообще? Отнеситесь к этому серьезно – этот шаг на самом деле важнее всех остальных. Вы должны четко понимать, зачем вам нужен офис. Конечно, это во многом зависит от вида бизнеса – представительство фирмы, «шоу-рум», офис продаж, колл-центр или магазин.

Но во многом зависит и от того, какие ваши представления о собственном бизнесе с нуля, какие планы и цели. Будьте конкретными и четко определитесь – для чего вам все же нужен офис? Сделайте себе табличку на подобие той, которую вы видите внизу.

Также обратите внимание на наличие парковки, пропускной системы (для сотрудников и клиентов), возможности или невозможности шуметь, окружение (где можно поесть, кто работает по близости, куда смотрят окна и пр.), доступ в выходные дни и, конечно, на такие необходимые вещи как телефонная связь, Интернет и т. п. Также важно, чтобы было удобно добираться до офиса вам и сотрудникам, чтобы сам офис был уместным для работы.

Исходя из всего этого вы и будете принимать решение:

• Где должен находиться ваш офис (в торговом центре, в отдельном здании);
• Как должен выглядеть (класс С, B, A);
• Какую цену вы готовы платить;
• Какая минимальная площадь;
• Другие условия.

2. Где искать офис?

Когда вы определились с тем, какой офис вам нужен, переходите к его поиску. Приводим несколько рабочих способов.

• Интернет (конечно, а как же :-)). Ищите прямые аренды на сайтах арендодателей – бизнес центров, зданий частной собственности и пр.)
• Риэлторские агентства – надо будет платить 50-100% суммы месячной аренды, но сильно экономит время.
• Ищем вывески об аренде помещений в районе, где хотим снять помещение. Способ реально работает, плюс чаще всего будете общаться напрямую с собственниками, что немаловажно.
• По знакомым – куда же без этого в нашей стране :-).

3. Выбираем офис для своего бизнеса

Уделим немного внимания работе с риэлторами. Во-первых, обязательно читайте договор, как с агентством, так и с арендодателем. Уточняйте все, что не до конца понимаете. При первом же звонке называйте четкие требования к офису и приемлемую цену. Еще рекомендую связываться с несколькими агентствами перед тем, как определится, с кем заключать договор.

Ну, а если решили попробовать себя в роли риэлтора, вот вам чек-лист, что обязательно уточнить при встрече с арендодателем.

• Во сколько вам обойдется аренда в месяц, т. е. цена со всеми платежами – коммунальные платежи, охрана, парковка и пр.
• Местоположение – ближайшее метро, ближайшая остановка, время в пути и т. п;
• Окружение (наличие парковки, кто соседи, что находится по близости и т. п.);
• Доступность помещения (рабочие часы, доступность в выходные дни);
• Бытовые моменты (уборка, туалеты, кухня);
• Порядок оплаты;
• Готовность офиса для въезда (бывает, говорят, с января, а на дворе август);
• Оборудование и офисная мебель.
• Плюс обязательно поторгуйтесь – заплатить полную стоимость вы всегда успеете, не волнуйтесь :-).

Решение принимайте быстро, но без присутствия третьих лиц, особенно риэлтора и арендодателя. Ваши с ними интересы не всегда совпадают, правильно? 🙂 Так что не позволяйте им оказывать влияние при принятии вами решения. Учтите также, что безденежные договоренности (без залога) обычно теряют силу при появлении следующего заинтересованного лица :-).

4. Несколько советов по пользованию офисом

• Задействуйте всю площадь арендованного офиса. В частности, максимально используйте электронный документооборот, чтобы освободить пространство, где должны были быть шкафы с бумагами :-).
• Совещайтесь стоя – мало того, что вам в таком случае нужно снять офис меньше, но и совещания быстрее проходят, не теряя в эффективности :-).
• Наведите и сохраняйте порядок. Беспорядок – враг эффективности. Магнитикам место дома, на холодильнике :-).
• Возьмите малый рабочий стол – зачем большой, если все хранится в компьютере 🙂
• Используйте вертикальное пространство тоже. Используйте вертикальные стеллажи или, например, поставьте кронштейн для монитора компьютера на стене;
• Не бойтесь быть инновационными – есть масса эффективных решений.
• Пометьте все кабели и провода – когда надо будет какой-то отключить, не будете оставаться под столом слишком долго :-).

Жду ваших комментариев, мне тоже интересно как повысит эффективность в офисе. Может, есть идеи?